Da li ste znali da je loše ponašanje na poslovnim sastancima jedan od dva glavna razloga zašto nije postignut dogovor ili određena saradnja između dve strane na datom sastanku? Generalno je važno kako se prikazujemo drugim ljudima, a u profesionalnom svetu to je još važnije. Zato se ne može dovoljno ukazati na bitnost dobrih manira kada ste na poslovnom sastanku. U narednim redovima ćemo se pozabaviti sa deset osnovnih bonton pravila za uspešan sastanak.
1) Pojavite se ranije
Najveća je nekultura kada se zakasni na sastanak, tada već prvi utisak vašeg poslovnog klijenta o vama biva negativan. Dalje, ne ostavlja baš ni najbolju sliku o vama ako se i pojavite tačno na vreme. Tada ne dajete sebi vremena da se psihički pripremite za sastanak i ako stignete baš na početku uletećete zadnji u prostoriju – jer su svi stigli dosta ranije pre vas.
Kada je odna idealno vreme da se pojavite na sastanku?
Oko 15 minuta pre početka je sasvim u redu, ali porudite se da ne bude kasnije od toga. Uračunajte vreme koje vam je potrebno da stignete na mesto sastanka uz sve potencijalne gužve u saobraćaju i sve druge moguće varijable koje bi vas mogle usporiti.
Prosto rečeno, ne smete dozvoliti da prvi utisak o vama bude loš, jer ćete ga posle veoma teško popraviti, pa čak i da ispoštujete sva ostala pravila iz bontona. Zašto? Zato što tačnost ukazuje na odgovornost. Svi mi imamo onog prijatelja koji nas nervira jer stalno kasni i smatramo ga neodgovornim. Ako želite da ostavite utisak profesionalca, ovako nešto ne dolazi u obzir, kao ni dolazak tačno na vreme, koje je u profesionalnom svetu praktično jednako kašnjenju.
2) Temeljno se pripremite, ponesite sve materijle
Ukratko, ako se pojavite na poslovnom sastanku, a da niste pripremili svoje izlaganje, gubićete tuđe vreme, a i novac. Svako od učesnika na sastanku treba nekako da doprinese temi, ili diskusiji o kojoj planira da se govori, ukoliko nije u mogućnosti da doprinese, onda mu tu nije ni mesto.
Zvuči surovo, ali ovo morate shvatiti ozbiljno. Pažljivo iščitajte svu literaturu koja je neophodna za temu o kojoj će biti reči. Ovo je naročito bitno ako na sastanku treba da održite kratko predavanje ili prezentaciju. Napišite u kratkim crtama šta biste sve rekli, govorite ispred ogledala, štopujte vreme, da ne biste prešli ono vreme koje vam je dodeljeno.
Ne smete zaboraviti ni određene tehnikalije koje su vam neophodne da održite prezentaciju, a koje se možda ne nalazi u sali za sastanke. Za sve te detalje se morate blagovremeno raspitati i spremiti.
Ako ste neko ko predstavlja vašu firmu, morate dati sve od sebe da je predstavite u najboljem svetlu. Vaša (ne)pripremljenost direktno govori o kvalitetu preduzeća kojeg predstavljate.
3) Budite prikladno obučeni
Svoje oblačenje na poslu morate prilagoditi kulturi date firme. Sinonimom za prikladno odevanje se obično smatraju odela, sakoi, kravate, bele košulje, suknje, akt tašne, cipele. No, na sreću, nije u svakoj firmi tako „utegnut“ način oblačenja, kao ni na svakom sastanku.
Zato treba razlikovati sastanke po važnosti, kao i po samom trendu oblačenja vezano za struku u kojoj radite. Recimo, za ekonomiste i pravnike će se najpre očekivati da se obuku onako kako je gore već opisano, no, za IT firme obično važe drugačija pravila i malo opušteniji stajling. Nekima je sasvim u redu i da se pojavite u farmericama i dukserici kako na poslu, tako i na važnijim poslovnim sastancima.
U takvim situacijama bi se smatralo krajnje neprimerenim da ušeta neko obučen u odelo, zar ne? Dakle, poenta je da se prilagodite i da tačno znate šta treba šta ne treba. Poštovanje dres koda ukazuje i na poštovanje poslovne okoline.
4) Podelite male poklone sa logoom vaše firme
Svako voli da dobije besplatne poklone i to je deo ljudske psihologije. Kada dobijemo nešto, luči se mala doza dopamina i to nas nakratko čini srećnim. Ovo možete iskoristiti u vašu korist: dajte male poklone sa logoom vaše firme na poslovnom sastanku.
To, naravno ne mora biti ništa veliko; obično su to hemijske olovke, upaljači, blokčići, fascikle, rokovnici, kalendari. Trudite se da poklonite stvari koje su svima potrebne i koje će sigurno biti iskorišćene, takvom poklonu će se svako obradovati. A zbog toga će vaš poslovni partner stvoriti pozitivnu sliku o vama.
Najbolje od svega je što ovaj lep gest možete iskoristiti u svoju korist time što osoba koja bude koristila vaše poklončiće će neprestano se prisećati svoje saradnje sa vama, zapamtiće vaš logo i vas, jer ćete im biti pred očima.
5) Vodite kulturan razgovor
Ovo se, naravno, podrazumeva: treba da budete nasmejani, ljubazni, šarmantni. No, često je na sastancima neophodno i dosta strpljenja. Pričajte kad se javite i kad je na vas red i najvažnije od svega: ne upadajte kolegama u reč, to je jedna od najnekulturnijih stvari koju možete učiniti na sastanku, bilo da se nalazite u poziciji ispod ili iznad onog koga prekidate.
Pravi profesionalac poštuje jednako svaku osobu na sastanku, a prekidanjem kolega dajete do znanja da vas ne zanima šta ta osoba ima da kaže, da vam to nije dovoljno vredno, ili da ste toliko nestrpljivi da ne možete sačekati da neko završi rečenicu.
Pod kulturnim razgovorom, takođe, obuhvatamo i gledanje sagovornika u oči, ljubazan osmeh, usredsređenost (isključite telefon i nemojte ga nipošto čačkati na sastanku) i slušajte, zaista slušajte šta ta druga osoba ima da kaže.